W przypadku dużej liczby zamówień w sklepie internetowym proces ich realizacji może być utrudniony – pojawiają się problemy ze sprawnym kompletowaniem, opóźnienia w dostarczaniu przesyłek czy błędy spowodowane pośpiechem. Proces ten można jednak usprawnić wdrażając odpowiednie systemy informatyczne lub korzystając z kompleksowych usług podmiotów zewnętrznych. Podpowiadamy, jak wyeliminować błędy i zapewnić profesjonalną realizację zamówień w sklepie internetowym.
Proces realizacji zamówienia w sklepie internetowym – najczęstsze błędy
W procesie realizacji zamówienia do błędów dochodzi najczęściej na etapie kompletowania towarów i przygotowywania ich do wysyłki. Aby błędy te wyeliminować, należy zadbać w szczególności o takie działania jak: pobranie właściwego towaru z magazynu i zeskanowanie jego kodu kreskowego, dbałość o prawidłową dokumentację, włożenie towaru do odpowiedniego opakowania oraz przekazanie go do właściwego odbiorcy. Konieczna jest zatem szczególna dbałość o gospodarkę magazynową, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z dużą liczba realizowanych zleceń czy wysoką rotacją towarów. Jeżeli w wymienionych wyżej procesach pojawią się jakiekolwiek błędy, mogą one wpłynąć na:
- dostarczenie do klienta przesyłki niezgodnej z jego zamówieniem,
- wysyłkę towaru w niewłaściwej liczbie.
- niewywiązanie się z terminowości dostaw,
- pogorszenie wizerunku i złe relacje z klientem.
Przyczyną tego jest bardzo często brak integracji sklepu z systemem magazynowym. W konsekwencji produkty oferowane klientom na stronie sklepu mogą nie odpowiadać faktycznym stanom magazynowym, a statusy zamówień mogą być tym samym nieprawidłowe. Ryzyko wystąpienia tego rodzaju błędów jest tym większe, im większy jest asortyment sklepu.
Realizacja zamówienia – jak uniknąć błędów?
Bardzo wiele sklepów internetowych stoi przed wyzwaniem realizacji ogromnej liczby zamówień dziennie, a co za tym idzie fachowej i sprawnej obsługi klienta. Z pomocą mogą przyjść nowoczesne rozwiązania informatyczne, pozwalające na systematyczną kontrolę przyjęć oraz wydań magazynowych. Mowa tu między innymi o mobilnych aplikacjach na kolektory danych czy specjalnych tabletach dla pracowników magazynu, które w znacznym stopniu ułatwiają proces kompletowania zamówionych towarów. Aplikacje te na bieżąco aktualizują listę zleceń, z zachowaniem czasu realizacji.
Dzięki specjalnym mechanizmom zabezpieczającym minimalizowane jest ryzyko wysyłki towaru niezgodnego z zamówieniem klienta. Jest to możliwe dzięki skanowaniu kodów kreskowych podczas procesu kompletacji. Jeżeli zeskanowany kod będzie niezgodny z tym, który występuje na zamówieniu, aplikacja wyśle powiadomienie do magazyniera i zablokuje wysyłkę błędnego towaru.
Jak ułatwić sobie cykl realizacji zamówienia?
Przedsiębiorstwa handlowe i produkcyjne coraz częściej decydują się na outsourcing usług logistycznych, wykorzystując go w celu usprawnienia łańcucha dostaw, a co za tym idzie sprawnej realizacji zamówień i wyeliminowania ryzyka pojawienia się błędów. Usługa ta wykracza daleko poza wynajmowanie powierzchni magazynowych. Obecnie jest to również pakowanie i wysyłka towarów, obsługa zwrotów i reklamacji czy obsługa klientów.
Przedsiębiorstwa oferujące fulfillment zapewniają nie tylko odpowiednio przygotowaną powierzchnię magazynową, ale również całe jej zaplecze wraz z pracownikami zajmującymi się kompletowaniem towarów i pakowaniem zamówień internetowych oraz całym wachlarzem usług kurierskich. Firmy korzystające z fulfillmentu mogą tym samym skupić się na innych kluczowych działalnościach biznesu, w tym na generowaniu sprzedaży czy promocji.
Profesjonalna obsługa klientów w sklepie internetowym może być sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli na co dzień realizowana jest olbrzymia liczba zleceń. Problemy, które mogą się pojawić, dotyczą najczęściej czasu realizacji, terminowości dostaw czy kompletowania towarów niezgodnych z zamówieniami. Pomocnym rozwiązaniem mogą być zintegrowane z magazynem systemy informatyczne lub usługi fulfillmentu.