Ciągłe zwiększanie obrotów, marketing i rozwój asortymentu to nie jedyne zadania właściciela sklepu internetowego. Ważnym aspektem jest również obsługa bieżących zamówień, w taki sposób, aby utrzymać wysoki poziom zadowolenia klientów. Dziś zastanowimy się jak w sklepie internetowym zorganizować wysyłkę zamówień i jak uniknąć najczęstszych błędów przy ich kompletacji i pakowaniu. 

 

Jak zorganizować wysyłkę w sklepie internetowym?

Obsługa wysyłek w sklepie internetowym to chleb powszedni każdego właściciela biznesu e–commerce. Kluczem do sukcesu i wyeliminowania błędów jest oczywiście odpowiednia organizacja całego procesu. Zwróćmy jednak najpierw uwagę na to, co jest najważniejsze dla klienta. Praktycznie zawsze zwraca on uwagę na dwie rzeczy: koszt wysyłki i czas realizacji zamówienia. Warto więc cały proces zorganizować tak, aby te dwa elementy były jak najkorzystniejsze dla klienta. Dużą zachętą do zakupu jest też darmowa wysyłka. Bazując na naszych marżach, możemy obliczyć, od jakiej kwoty pokrycie kosztów wysyłki jest dla nas opłacalne.

To, jak zorganizować pakowanie paczki do wysyłki, zależy oczywiście od skali. Kilka czy nawet kilkanaście zamówień dziennie jesteśmy zwykle w stanie spakować samodzielnie. Jednak już przy kilkudziesięciu przesyłkach może się szybko okazać, że nie wystarcza nam czasu na inne obowiązki. Pośpiech i nadmiar pracy to zwykle krótka droga do błędów w wysyłkach. Na pewnym etapie warto więc pomyśleć o zatrudnieniu dodatkowych pracowników lub skorzystania z zewnętrznego magazynu. W tym drugim przypadku kompletacja zamówień, pakowanie paczki i nadawanie zamówień będzie spoczywało na barkach podmiotu zewnętrznego.

 

Przygotowanie paczki do wysyłki – najczęstsze błędy?

Sprawdźmy teraz, jakie są najczęstsze błędy w procesie pakowania paczek w sklepie internetowym. Ich wyeliminowanie, może znacząco wpłynąć na poziom satysfakcji klientów i zwiększyć szansę na to, że wrócą oni do naszego sklepu.

  • Niekompletna lub błędna zawartość paczki, to chyba największy błąd, który jest również dużym rozczarowaniem dla klienta. Przygotowanie przesyłek powinniśmy więc zacząć od dokładnego sprawdzenia zamówionych artykułów oraz ich liczby. Jeśli już dojdzie do pomyłki i błąd leży po naszej stronie, musimy dołożyć wszelkich starań, aby rozwiązać sprawę w jak najwygodniejszy sposób dla klienta, nawet jeśli oznacza to stratę dla nas, na tym jednym zamówieniu.
  • Opakowanie to pierwsze co klient widzi po otrzymaniu paczki od kuriera czy listonosza. A wiecie, co mówi się o pierwszym wrażeniu. Najczęstsze błędy związane z opakowaniem to wykorzystywanie używanych kartonów, zbyt duże kartony, czy nadmierne ilości taśmy klejącej, utrudniające otwarcie paczki. Często warto zainwestować w spersonalizowane kartony, dopasowane rozmiarem do wysyłanych produktów.
  • Jeśli sprzedajemy w branży cechującej się stosunkowo wysokim poziomem zwrotów, warto pomyśleć o dodawaniu do paczki koperty zwrotnej i odpowiednich dokumentów, ułatwiających klientowi zwrot. Obsługa zwrotów i wymiany to proces dość czasochłonny i nierzadko stresujący. Jeśli staje się to dla nas dużym problemem, może warto pomyśleć o outsourcingu usług logistycznych. Obsługa klienta w zakresie reklamacji i zwrotów może być zadaniem firmy zewnętrznej.
  • Warto również monitorować zapasy artykułów do pakowania: kopert, kartonów, wypełniaczy, taśmy itd. Ich nagły brak może spowodować opóźnienia w wysyłkach lub zmusić nas do wysyłania zamówień w gorszej jakości, improwizowanych opakowaniach.

 

Jakiego kuriera wybrać?

Dosyć istotnym elementem procesu realizacji zamówień w naszym sklepie online, jest również wybór odpowiedniej firmy kurierskiej. Przy wyborze tym nie warto kierować się tylko i wyłącznie ceną warto sprawdzić także:

  • Jaki jest standardowy czas realizacji przesyłek w danej firmie i co na ten temat mówi umowa lub regulamin usługi.
  • Jak wygląda procedura odbioru przesyłek od nadawcy, czyli od nas. Czy paczki musimy zawieźć samodzielnie do placówki, czy odbierze je od nas kurier. W tym drugim przypadku należy wcześniej sprawdzić, jak wygląda procedura zamawiania kuriera, w jakich godzinach odbiera on paczki itd.
  • Istotne są również narzędzia do monitorowania przesyłki oraz powiadomienia SMS, e–mail itd. dotyczące statusu przesyłki. Warto sprawdzić, w jaki sposób adresat informowany jest o przesyłce.
  • Możliwość integracji naszego oprogramowania z firmą kurierską. Dotyczy to na przykład możliwości automatycznego generowania etykiet z poziomu naszego systemu.

Proces kompletacji zamówień, pakowania i wysyłki paczek powinien być zawsze dopasowany do indywidualnej sytuacji. Warto jednak modyfikować go i rozwijać wraz ze zmieniającymi się warunkami w firmie.