Przyjęcie towaru do magazynu to pierwszy i bardzo istotny element procesu magazynowania. Odpowiednio zorganizowane przyjmowanie towaru do magazynu ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie całego magazynu. W zależności od skali, rodzaju naszej działalności i infrastruktury, jaką dysponujemy, może to być proces całkiem skomplikowany. Sprawdźmy więc, jak powinno przebiegać przyjęcie towaru do magazynu i o czym musimy pamiętać na tym etapie procesu magazynowania.

Procedura przyjęcia towaru do magazynu – od czego zależy?

To, jak powinna wyglądać procedura przyjęcia towaru do magazynu, jest oczywiście częściowo uzależnione od skali naszego biznesu. Nieco inaczej będzie przebiegać przyjęcie niewielkiej dostawy, składającej się z kilkudziesięciu produktów do prowadzonego z domu sklepu internetowego. A inaczej przyjęcie dużej partii towaru do profesjonalnego magazynu.  Procedura przyjęcia towaru na magazyn składa się jednak z kilku uniwersalnych kroków, które w tej czy innej postaci znajdą zastosowanie niemal w każdym przypadku. W kolejnych punktach znajdziecie, dokładny schemat procedury przyjęcia towaru do magazynu i instrukcję dotyczącą tego, jak zrobić to krok po kroku. 

Przyjęcie towaru do magazynu – schemat

Schemat przyjęcia towaru do magazynu składa się z kilku podstawowych punktów. 

Pierwszym krokiem procesu przyjęcia towaru do magazynu powinno być odpowiednie zaplanowanie procesów magazynowych. Stworzenie schematu procesu przyjęcia towaru do magazynu pozwoli nam ustandaryzować i docelowo usprawnić działanie całego magazynu. Kolejnym krokiem jest oczywiście fizyczny wyładunek towarów. Przebieg tego etapu procesu przyjęcia towaru uzależniony jest głównie od skali naszej działalności i liczby przyjmowanych na magazyn produktów. W trakcie rozładunku lub bezpośrednio po nim powinniśmy dokonać również szczegółowej weryfikacji towarów i dokumentów przewozowych. Końcowy etap procesu przyjęcia towaru na magazyn to etykietowanie, ewentualna konsolidacja oraz rozmieszczenie towarów w magazynie

Podsumowując, schemat przyjęcie towaru do magazynu składa się z następujących kroków:

  • planowanie zadań związanych z przyjęciem,
  • wyładunek,
  • weryfikacja towarów, dokumentacji oraz kontrola jakości,
  • etykietowanie, konsolidacja towarów i rozmieszczenie ich w magazynie.

Każdy z tych etapów procesu przyjęcia towaru do magazynu opiszemy nieco dokładniej w dalszej części naszego poradnika.  

Instrukcja przyjęcia towaru do magazynu

Przejdźmy teraz do nieco bardziej szczegółowego omówienia poszczególnych etapów przyjęcia towaru do magazynu. Nasza instrukcja przyjęcia towaru do magazynu obejmuje cztery kluczowe etapy.

Przyjęcie towaru do magazynu instrukcja:

  • Planowanie zadań związanych z przyjęciem na magazyn – odpowiednie zaplanowanie działań związanych z przyjęciem towaru pozwoli nam uniknąć tak zwanego „wąskiego gardła” w strefie magazynowej i zapewni jej płynne działanie.  Odpowiednie planowanie przyjęcia towaru do magazynu wiążę się często ze zorganizowaniem skutecznej komunikacji pomiędzy magazynem a dostawcami i przewoźnikami towarów. Powinniśmy zadbać o to, aby osoby odpowiedzialne za przyjęcie towaru posiadały wszelkie potrzebne informacje i dokumenty jeszcze przed pojawieniem się przewoźnika w magazynie. 
  • Kolejny punkt w naszej instrukcji przyjęcia towaru do magazynu to oczywiście jego fizyczny wyładunek. W pełnoskalowym profesjonalnym magazynie wyładunek odbywa się w dokach przeładunkowych, skąd towary przenoszone są do strefy przyjęć. Stamtąd, w zależności od potrzeb, trafiają do obszaru konsolidacji lub bezpośrednio do magazynu (jeżeli konsolidacja nie jest konieczna). Przebieg tego etapu przyjęcia towarów uzależniony jest w dużej mierze od poziomu przeszkolenia i kwalifikacji pracowników magazynu. 
  • Weryfikacja towarów i dokumentacji – bezpośrednio po wyładunku towaru konieczne jest porównanie stanu faktycznego z listami awizacyjnymi i listami przewozowymi. Mówiąc wprost, sprawdzamy, czy zgadza się liczba i rodzaj dostarczonych przez przewoźnika produktów. Bardzo ważnym elementem tego etapu przyjęcia towarów na magazyn jest także kontrola jakości. W większości przypadków chodzi o ewentualną identyfikację towarów uszkodzonych lub też niespełniających określonych w zamówieniu wymagań. Etap kontroli jakości i metody przyjęcia towaru do magazynu mogą składać się z dodatkowych elementów w przypadku takich towarów jak na przykład farmaceutyki, żywność czy różnego rodzaju substancje niebezpieczne. 
  • Ostatni etap przyjęcia towarów do magazynu polega na odpowiednim ich oznaczeniu oraz skierowaniu do konkretnych stref magazynu. W praktyce polega to zwykle na etykietowaniu towaru, co pozwala na jego rejestrację w systemie magazynowym i przypisanie do odpowiedniego miejsca w magazynie. Możliwość szybkiej identyfikacji i zlokalizowania towarów w naszym magazynie to podstawowy fundament jego sprawnego działania. 

 

Tak zorganizowane magazynowanie towarów pozwala nam zachować pełny obraz stanów magazynowych i zapewnić ich odpowiedni przepływ. Na takim schemacie bazują również profesjonalne firmy, świadczące usługi określane terminem fulfillment dla e-commerce. Termin ten obejmuje zresztą nie tylko magazynowanie produktów i obsługę zamówień składanych w sklepie internetowym. Coraz częściej fulfillment to także bieżąca obsługa klienta w sklepie online, a nawet obsługa zwrotów. Z tego rodzaju usług od lat korzystają liderzy branży e-commerce. Jednak ostatnio znacznie wzrasta zainteresowanie fulfillmentem również wśród małych i średnich sklepów internetowych. W bardzo wielu przypadkach outsourcing logistyki e-sklepu jest sposobem nie tylko na oszczędność czasu i optymalizację kosztu wysyłek. Często jest to również sposób na dużą redukcję kosztów prowadzenia sklepu. 

 

Awizacja dostaw

Wiemy już, na czym polega procedura przyjęcia towaru na magazyn i z jakich etapów się składa. Na koniec warto jednak dodać kilka słów na temat paru innych związanych z tym procesem pojęć. Jednym z nich jest awizacja dostawy. Co to awizacja dostawy i czy jest to niezbędny element w procesie przyjęcia towarów na magazyn? 

Awizacja dostawy to, mówiąc językiem potocznym, powiadomienie magazynu o nadchodzącej dostawie. Jest to więc najczęściej dokument przesyłany do magazynu (odbiorcy) przez dostawcę towaru. Awizacja dostaw zawiera zwykle takie informacje jak:

  • planowana data i godzina dostawy,
  • numer bramy magazynu, jeśli jest ich więcej,
  • dane dotyczące przewoźnika: imię, nazwisko i telefon kontaktowy kierowcy, typ transportu, nazwę firmy spedycyjnej itp.,
  • numer dokumentu
  • dodatkowy opis.

Dlaczego awizacja dostaw jest ważna? Pozwala przygotować się na przyjęcie dostawy, zaplanować harmonogram rozładunku i samego przyjęcia. Ma to bardzo duży wpływ na wydajną pracę magazynu.

 

Przyjęcie zewnętrzne

Omawiając temat przyjęcia towaru do magazynu i jego księgowania, nie możemy zapomnieć również o takim dokumencie jak tak zwane PZ przyjęcie zewnętrzne. Co to jest przyjęcie zewnętrzne? Jest to jeden z podstawowych dokumentów magazynowych pozwalający na zarządzanie stanami magazynowymi. Dokumenty te pozwalają na księgowanie przyjęć towarów do magazynu i aktualizację stanów. Przyjęcie zewnętrzne sporządza się na podstawie faktury zakupu. Ewentualnie za podstawę przyjęcia zewnętrznego może posłużyć również WZ od dostawcy lub nasze zamówienie.

 

Przyjęcie wewnętrzne

Nieco innym dokumentem jest tak zwane przyjęcie wewnętrzne. Dotyczy ono najczęściej przyjęcia towaru wytworzonego w procesie produkcji wewnątrz firmy albo przyjęcia surowców lub produktów od innej jednostki w ramach struktury jednego przedsiębiorstwa. PW to więc dowód przyjęcia towaru, który pozwala na odpowiednie zwiększenie stanów magazynowych. Wewnętrzne potwierdzenie przyjęcia towaru nie wymaga podania kontrahenta, gdyż dotyczy ono procesów w obrębie tej samej firmy. 

Przyjęcie towaru do magazynu – księgowanie

Dokumentem potwierdzającym przyjęcie zakupionego towaru do magazynu jest najczęściej właśnie przyjęcie zewnętrzne lub wewnętrzne. Oprócz przyjęcia towaru do magazynu księgowanie stanów magazynowych opiera się również na takich dokumentach jak: przesunięcie międzymagazynowe (MM), wydanie na zewnątrz (WZ) czy rozchód wewnętrzny (RW). 

Osoby zainteresowane tematyką logistyki sklepów internetowych, w tym szczególnie aspektami związanymi z prowadzeniem własnego magazynu, zapraszamy również do lektury innych naszych poradników: