Kasy fiskalne to stały element sklepów stacjonarnych, ale co równie istotne — sklepów online.
Czym jest kasa fiskalna? To urządzenie, w którym zapisujemy towary i usługi z asortymentu organizacji i ewidencjonujemy ich sprzedaż. Muszą ją mieć przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi następującym podmiotom:
- osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej;
- rolnikom ryczałtowym.
W dzisiejszym artykule opowiemy więcej o tym, czy obowiązek kasy fiskalnej dotyczy sklepów online.
Obowiązek kasy fiskalnej
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej to temat, który warto śledzić, ponieważ przepisy regulujące go, zmieniają się. I tak w 2023 roku ustawodawca zachował dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wysyłkową prawo do zwolnienia z obowiązku kasy fiskalnej. To jednak nie zamyka tematu.
Kwestię komplikuje sytuacja, w której e-commerce sprzedając produkty lub usługi, wystawia paragon. Jak to zrobić bez kontaktu bezpośredniego z klientem? Czy w ogóle musisz to robić? Jak wypełnić obowiązek stosowania kasy fiskalnej — wystawiając paragon ze sprzedaży i ewidencjonując sprzedaż właśnie w kasie? Obsługa klienta w ecommerce w kontekście kas fiskalnych to temat, który musisz zgłębiać na bieżąco!
Rozporządzenie o kasach fiskalnych
Zanim przejdziemy do rozporządzenia o kasie fiskalnej, warto uporządkować wiedzę. Istnieją cztery rodzaje kas fiskalnych:
- kasy online;
- kasy z elektronicznym zapisem kopii;
- kasy z papierowym zapisem kopii;
- kasy w formie oprogramowania (wirtualne).
Czym różnią się od siebie? Przede wszystkim zapisem danych. Pamiętaj, że te z zapisem elektronicznym i papierowym powoli zostaną zastąpione na rynku kasami online i wirtualnymi.
Przejdźmy więc do rozporządzenia o kasach fiskalnych i prawnych wytycznych.
Najwięcej zmian w tej sprawie przyniosły wytyczne regulujące obowiązek kasy fiskalnej 2022. Co wówczas się zmieniło?
Po pierwsze, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących
(Dz. U. z 2018 r. poz. 2519) wygasło wraz z końcem 2021 roku. Nowe rozporządzenie na szczęście przedłużyło zwolnienia.
Tym, co niepokoiło podatników wraz z wprowadzeniem regulacji obowiązku kasy fiskalnej w 2022, były limity obrotów do zwolnienia podmiotowego kas. Niepokój był uzasadniony — w 2013 roku limit zmniejszył się aż do połowy, z 40 tysięcy na 20 tysięcy. Od tamtej pory na szczęście limit utrzymany jest na tym samym poziomie. Nie inaczej było w 2022 roku. A więc przedsiębiorca, którego obrót ze sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekroczył 20 tysięcy złotych, był zwolniony z obowiązku kasy fiskalnej w 2022.
Ważną regulacją w rozporządzeniu o kasie fiskalnej był zapis, że od początku roku 2022 wszyscy przedsiębiorcy, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej, mają obowiązek umożliwić swoim klientom płatności bezgotówkowe.
Od kiedy obowiązek kasy fiskalnej online?
Co zmienia się w rozporządzeniach o kasach fiskalnych w 2023 roku? Przede wszystkim celem zmian jest zastąpienie kas z elektronicznym zapisem kopii i papierowym zapisem kopii kasami online i wirtualnymi. Harmonogram tych zmian zmienił się — na drodze pierwotnych terminów stanęły pandemia, ale też przyczyny techniczne. Od kiedy obowiązek kasy fiskalnej online wejdzie więc w życie?
Obowiązek kasy fiskalnej online reguluje artykuł 145b ustawy o VAT. Określa on branże, a także konkretne terminy, do których można korzystać, chcąc ewidencjonować sprzedaż towarów i usług na sprzęcie starszego typu.
I tak, właściciele stacji benzynowych, warsztatów mechanicznych, czy wulkanizatorzy musieli wymienić starsze modele na kasy fiskalne online już od początku 2020 roku. Od kiedy obowiązek kasy fiskalnej w nowszej wersji dotyczy innych branży? Od początku 2021 roku kasy online wprowadzić musieli restauratorzy, hotelarze, a także sprzedawcy węgla. Pół roku później — prawnicy, firmy z branży beauty, lekarze, budowlańcy oraz kluby fitness. Początek 2022 roku to czas, kiedy obowiązek kasy fiskalnej w wersji online zaczął być wymagany w sprzedaży towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym.
W 2023 roku sytuacja utrzymuje się i pozostałe branże nie muszą jeszcze wymieniać kas fiskalnych na wersje wirtualne lub online. Jednak jak pisaliśmy na początku, starsze wersje kas będą znikać z rynku.
Tak naprawdę kwestię tego, od kiedy obowiązek kasy fiskalnej online, regulują nie tylko rozporządzenia, ale także fakt, że tylko do końca 2019 roku producenci kas fiskalnych mogli sprzedawać sprzęt z papierowym zapisem kopii. Te z elektronicznym zapisem były w sprzedaży do końca 2022 roku. To oznacza, że dziś chcąc kupić kasę fiskalną mamy do wyboru wyłącznie nowoczesne model kas online i wirtualnych. Ci przedsiębiorcy, których nie objęły rozporządzenia o nakazie wymiany kasy, mogą więc korzystać ze starszych modeli, jednak tylko do momentu ich wyeksploatowania.
Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej? Po pierwsze, to, kto ma obowiązek kasy fiskalnej online i nie tylko regulują przepisy dotyczące limitu sprzedaży. Napiszemy o tym w kolejnym akapicie.
Warto jednak wiedzieć, że obowiązku posiadania kasy fiskalnej do końca 2023 roku nie mają również podatnicy, których sprzedaż zwolniona z obowiązku ewidencjonowania to minimum 80% sprzedaży ogółem. Zasady te nie dotyczą jednak następujących towarów i usług:
- gazu;
- części motoryzacyjnych;
- elektroniki;
- nośników danych;
- produktów z metalu szlachetnych (nie wszystkich);
- paliw;
- wyrobów tytoniowych;
- alkoholu;
- kosmetyków (nie wszystkich).
Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej? Warto podkreślić, że tego rodzaju sprzęt muszą mieć osoby pełniące następujące zawody:
- prawnicy,
- lekarze,
- doradcy podatkowi,
- mechanicy,
- taksówkarze.
oraz następujące przedsiębiorstwa:
- salony fryzjerskie,
- salony kosmetyczne,
- cyrki,
- wesołe miasteczka,
- dyskoteki,
- sale taneczne,
- myjnie samochodowe.
Od jakiej kwoty jest obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Podsumujmy kwestię tego, od jakiej kwoty obowiązek kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców. Najnowsze rozporządzenie Ministra Finansów nie zmieniło limitu obrotów, a więc kwoty, od której konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej. W związku z tym obowiązek kasy fiskalnej — od jakiej kwoty wchodzi w życie?
Jeśli kwota obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w:
- poprzednim roku obrotowym
lub
- bieżącym roku podatkowym
nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, wówczas nie masz obowiązku posiadania i stosowania kasy fiskalnej.
Kolejnym tematem, który z pewnością interesuje właścicieli eCommerce i sklepów stacjonarnych, to obowiązek integracji kasy fiskalnej działającej online z terminalem płatniczym. Jakie są regulacje w tej kwestii?
Obowiązek integracji kasy fiskalnej działającej online z terminalem płatniczym
W połowie roku 2022 Ministerstwo Finansów wydało komunikat, który z pewnością ucieszył większość przedsiębiorców. Sygnalizowane przez nich problemy techniczne, a także wyzwania, które postawiła przed biznesem pandemia, sprawiły, że Minister Finansów odroczył termin obowiązku integracji kasy fiskalnej działającej online z terminalem płatniczym.
I tak obowiązek integracji kasy fiskalnej działającej online z terminalem płatniczym wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2025 roku. Oznacza to również, że do tego momentu nie będą mogły być stosowane kary pieniężne na te organizacje, które nie mają zintegrowanych urządzeń.
Prowadzisz własny e-commerce? Wiemy, że wymaga to nie tylko stałego monitorowania kwestii prawnych. To także szereg decyzji i działań, których nie musisz realizować samodzielnie? Potrzebujesz pomocy w obsłudze zwrotów i wymianie towarów? Chcesz ograniczyć liczbę błędów, zlecając na zewnątrz magazynowanie, czy fulfillment? Skontaktuj się z nami! A jeśli dopiero myślisz o założeniu swojego sklepu internetowego, koniecznie zajrzyj do artykułów: Jak założyć sklep internetowy? Przewodnik krok po kroku, Chcesz założyć sklep internetowy? Musisz pamiętać o tych 8 kwestiach!
Czytaj także:
Obsługa klienta w sklepie internetowym – 10 żelaznych zasad!
Zwrot i wymiana w sklepie internetowym — jak usprawnić?
Realizacja zamówień w sklepie internetowym — jak wyeliminować błędy?
Czy sklep internetowy musi mieć regulamin?
Sklep internetowy — jaką platformę wybrać?
Sprzedaż internetowa w 2020 – X faktów
Prawa konsumenta a zakupy przez internet – wszystko, co musisz wiedzieć