Ile kosztuje prowadzenie sklepu internetowego? Kilka danych dla początkujących

4,9 tryliona dolarów – tyle wyniosła wartość rynku e-commerce w 2021 roku. Tak dynamiczny rozwój branży sprawia, że coraz więcej osób szuka w niej miejsca dla siebie, upatrując tym samym szansy na osiągnięcie sukcesu. E-handel jawi się jako łatwy i tani biznes – sprzedajemy i reklamujemy się w sieci, obsługujemy klientów online i komunikujemy się z nimi internetowo. W rzeczywistości jednak czynności, a przede wszystkim koszty związane z prowadzeniem sklepu internetowego mogą okazać się bolesne – wpływ na to ma w głównej mierze zarządzanie logistyką. Ile kosztuje prowadzenie sklepu internetowego i w jaki sposób koszty te można zminimalizować?

Prowadzenie sklepu internetowego – koszty początkowe

Zanim zaczniemy zastanawiać się, jak prowadzić sklep internetowy, czeka nas szereg formalności i związanych z tym kosztów początkowych. Najważniejsze z nich przedstawiamy poniżej.

Koszty prowadzenia firmy – początek 2022 upłynął dla przedsiębiorców pod znakiem wejścia tak zwanego Polskiego Ładu, czy największej rewolucji podatkowej od lat. Jedną z największych zmian jest nowy sposób naliczania składki zdrowotnej, uzależniony od formy opodatkowania oraz dochodu firmy. Ze względu na dużą liczbę zmian warto samodzielnie sprawdzić, jaki jest aktualnie najmniejszy możliwy koszt prowadzenia działalności gospodarczej.

Księgowość – koszt od około 100 do 300 zł miesięcznie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Oprogramowanie dla sklepu internetowego – kwota zależy od wybranego modelu sklepu. Koszt ten może być jednorazowy lub cykliczny w zależności od platformy – może to być jednorazowa licencja lub rozwiązanie abonamentowe. Jeszcze inną opcją są rozwiązania typu open source, które na samym początku nie wymagają inwestycji, ale wraz z rozwojem sklepu internetowego konieczna może być jego rozbudowa za pomocą płatnych wtyczek oraz rozszerzeń. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie sklepu internetowego w modelu SAAS (w ramach abonamentu), będzie to koszt rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie – w przypadku zakupu pakietu na cały rok abonament powinien być jeszcze tańszy. Dedykowany, a więc „szyty na miarę” sklep to znacznie wyższy koszt – od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych.

Decydując się na stworzenie własnego oprogramowania, musimy liczyć się z następującymi wydatkami:

serwer – koszt od 100 zł miesięcznie w zależności od parametrów i specyfikacji technicznej,
wynagrodzenie programisty – 100-200 zł/h,
integracja sklepu z hurtowniami – od 600 do kilku tysięcy zł rocznie,
grafika – od 1000 zł,
praca administratora – od 180 zł/h.

W wielu przypadkach koszty prowadzenia sklepu internetowego możemy jednak ograniczyć, zajmując się wieloma rzeczami samodzielnie. Decydując się na sklep w modelu SAAS, nie musimy ponosić kosztów pracy programisty. Korzystamy też najczęściej z serwerów usługodawcy. Koszty otwarcia sklepu internetowego od strony czysto technicznej ograniczają się więc do abonamentu (miesięcznego lub rocznego) i naszej pracy włożonej w stworzenie opisów produktów i treści na stronie sklepu. Nieco więcej informacji o tym, ile kosztuje prowadzenie sklepu internetowego, znajduje się w kolejnych akapitach.

Oprogramowanie dla sklepu internetowego

To, ile zapłacimy za oprogramowanie dla sklepów internetowych, uzależnione jest oczywiście od wybranego rozwiązania. Dużą popularnością cieszą się wspomniane wyżej sklepy na abonament (SaaS). W ich przypadku program do prowadzenia sklepu internetowego ma postać aplikacji online, do które otrzymujemy dostęp. Istnieją także popularne darmowe rozwiązania open source. Takie oprogramowanie dla sklepów internetowych to na przykład PrestaShop czy WooCommerce. Sklep open source możemy postawić za darmo (poza kosztem utrzymania serwera i rejestracji domeny). Warto jednak pamiętać o tym, że zarówno instalacja takiego sklepu, jak i wprowadzanie w nim zmian wymaga nieco większej wiedzy technicznej niż sklepy na abonament. Z drugiej jednak strony oprogramowanie dla sklepów internetowych open source daje często większą swobodę niż sklepy SaaS.

Koszt domeny i serwera

Koszt domeny uzależniony jest częściowo od tego, na jakie rozszerzenie domeny się zdecydujemy, a także od tego, z usług jakiego rejestratora skorzystamy. Ile kosztuje wykupienie domeny internetowej w praktyce? Wiele firm kusi nas możliwością rejestracji domeny na rok za 0 zł. Warto jednak sprawdzić, jaki koszt domeny internetowej będziemy musieli ponieść za każdy kolejny rok użytkowania. Zdarza się, że opłata za przedłużenie będzie znacznie wyższa niż w konkurencyjnych firmach. Jeśli chodzi o przedłużenie, to ceny domen internetowych wahają się od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych. Liczy się więc nie tylko cena domeny internetowej za pierwszy rok, ale także koszty jej przedłużenia.

Koszt serwera jest również uzależniony od tego, jakie są nasze potrzeby. Dla początkującego sklepu internetowego na bazie oprogramowania open source można znaleźć przyzwoite rozwiązanie w cenie kilkuset złotych rocznie. Generalnie koszt domeny i serwera w pierwszym roku działania sklepu internetowego nie jest zwykle dużym wydatkiem.

Wynagrodzenie programisty

Decydując się na zmiany w sklepie open source lub dedykowane rozwiązania, konieczne jest często zatrudnienie programisty. Stawki programistów różnią się oczywiście w zależności od zadania czy kompetencji konkretnego specjalisty. Wynagrodzenie programisty to najczęściej 150-200 zł za godzinę. Można jednak również ustalić stawkę za wykonanie konkretnych prac, na przykład stworzenie dodatkowego modułu do sklepu czy zmiany na stronie.

Integracja z hurtowniami dropshipping – koszt

Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest ostatnio dropshipping, czyli tak zwane sklepy internetowe bez magazynu. Podstawą działania takiego sklepu internetowego jest współpraca hurtowniami dropshippingowymi. Zadaniem właściciela sklepu jest zdobycie klienta, a fizyczna realizacja zamówienia leży po stronie hurtowni, która wysyła towar bezpośrednio do odbiorcy. W takim modelu konieczna jest integracja z hurtowniami dropshippingowymi. Dzięki niej na stronie naszego sklepu będą na bieżąco aktualizowane stany magazynowe i dostępność konkretnych produktów. Integracja z hurtowniami dropshipping wiąże się zwykle z miesięczną opłatą abonamentową. Koszt integracji jest uzależniony od hurtowni i wybranego pośrednika, tak zwanego integratora. Zwykle jest to od kilkudziesięciu do mniej więcej 150 zł miesięcznie. Roczny koszt integracji sklepu z hurtowniami dropshippingowymi wynosi więc od 600 do niecałych 2000 zł.

Sklep internetowy – księgowość

Księgowość w sklepie internetowym to koszt, którego nie da się uniknąć. Wiele firm korzysta aktualnie z internetowych aplikacji ułatwiających prowadzenie księgowości. Takie programy pozwalają między innymi wystawiać dokumenty sprzedaży, czy prowadzić ewidencję magazynu. Koszt różni się w zależności do wybranego oprogramowania. W przypadku nowego sklepu online jest to najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. W większości przypadków konieczna jest jednak również pomoc biura księgowego. Koszt takiej usługi zależny jest najczęściej od ilości dokumentów, które miesięcznie generuje nasza firma. Wpływ na cenę usług księgowych ma oczywiście również to, w jakim regionie prowadzimy działalność. W praktyce jednak szybkość, z jaką zmieniają się przepisy podatkowe w Polsce, bardzo utrudnia samodzielne prowadzenie księgowości.

Prowizje od wpłaty na konto

Prowizja od wpłaty na konto to kolejny koszt związany z integracją z różnymi systemami szybkich płatności online. Niezależnie od tego, którego z popularnych operatorów szybkich płatności online wybierzemy, musimy liczyć się z prowizją od opłacanych w ten sposób transakcji. Zwykle prowizje od wpłaty na konto wynoszą nieco ponad 1%. Dla przykładu stawka oferowana nowym klientów PayU to aktualnie 1,25% od każdej transakcji opłacanej przez system. W przypadku dużych obrotów większość operatorów jest skłonna do negocjacji i ustalenia indywidualnych, nieco niższych stawek.

Koszty pracowników w e-commerce

Koszty pracowników uzależnione są oczywiście od tego, na jakie stanowisko rekrutujemy.

Minimalny koszt pracownika dla pracodawcy to na początku 2022 roku 3626,46 zł. Składa się na to wynagrodzenie minimalne wysokości 3010 zł brutto oraz ubezpieczenie emerytalne, składka rentowa, fundusz pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz ubezpieczenie wypadkowe. Jest to oczywiście minimalny koszt zatrudnienia pracownika. Być może będziemy w stanie zatrudnić za taką pensję osobę do obsługi magazynu czy pakowania paczek. Jeśli jednak poszukujemy pracownika do obsługi samego sklepu czy codziennej obsługi klienta, to musimy liczyć się ze zdecydowanie wyższymi stawkami.

Problemem w zatrudnianiu pracowników w e-commerce jest też często sezonowość. W trakcie „słabszych” miesięcy może się okazać, że ponosimy koszty pracowników, z których pracy aktualnie nie korzystamy. W przypadku sklepów o dużej sezonowości idealnym rozwiązaniem może być outsourcing usług logistycznych. W takim modelu płacimy często wyłącznie za zrealizowane zamówienia. Tak zwany fulfillmentdla e-commerce jest więc często dobrym sposobem na zmniejszenie kosztów sklepu internetowego wynikających z konieczności zatrudnienia dodatkowych pracowników do magazynu.

Koszt opakowań w e-commerce

Pakowanie paczek w sklepie internetowym to przysłowiowy „chleb powszedni” w każdej firmie e-commerce. Z jednej strony każdemu właścicielowi sklepu zależy, żeby opakowania e-commerce były jak najtańsze. Z drugiej jednak strony, nie możemy zapomnieć o tym, że również opakowanie wpływa na satysfakcję klienta z zakupów w naszym sklepie. Jest to szczególnie ważne w przypadku niektórych branż. Dla przykładu klient zamawiający środki czystości czy karmę dla zwierząt, niekonieczne zwrócić uwagę na to, w jakim opakowaniu przyszło jego zamówienie. Powinno ono oczywiście odpowiednio zabezpieczać towary przed uszkodzeniem, strona wizualna nie ma jednak dużego znaczenia.

Całkiem inaczej wygląda to jednak w przypadku, chociażby odzieży, modowych dodatków, biżuterii czy markowych kosmetyków. Jeśli sprzedajemy droższe produkty, to warto zadbać o opakowania odpowiedniej klasy, które również będą budowały wizerunek naszej marki. Dla wielu firm działających online standardem są już opakowania e-commerce z nadrukowanym logo czy nazwą firmy.

Coraz silniejszym trendem są ostatnio również ekologiczne opakowania e-commerce. Są to na przykład koperty i kartony wykonane z materiałów pochodzących z recyklingu czy też ekologiczne wypełniacze do paczek. Opakowania ekologiczne mogą być nieco droższe niż standardowe. W wielu przypadkach jest to jednak inwestycja nie tylko w ochronę środowiska, ale również w ekologiczny wizerunek naszej marki.

Obsługa sklepów internetowych – koszty magazynowania i zarządzania logistyką

Działalność sklepu internetowego nie opiera się wyłącznie na dokonywaniu operacji online. Jako że sprzedajemy w nim fizyczne produkty, do wymienionych wyżej wydatków musimy doliczyć także koszty związane z magazynowaniem towaru. Wynajem własnego magazynu to koszt nawet 15-30 zł/m² – wszystko zależy od takich czynników jak standard czy położenie. Warto podkreślić, że jest to koszt stały, a to oznacza, że ponosimy go niezależnie od tego, czy mamy jakiekolwiek obroty w sklepie, czy też nie. Zakładając czynsz rzędu 20 zł/m², miesięczny koszt za powierzchnię magazynową wyniesie 4000 zł. Doliczając do tego koszt ogrzewania, energii elektrycznej, internetu czy innych mediów – całościowa kwota może wzrosnąć nawet do 5000-6000 zł.

Sprawdźmy, ile można zaoszczędzić na magazynie dla sklepu internetowego.

Jak zminimalizować koszty prowadzenia sklepu internetowego?

Wynajęcie własnego magazynu i jego obsługa wiążą się z ogromnymi kosztami już na samym starcie, co stanowi olbrzymią barierę zwłaszcza dla małych firm. Z pomocą przychodzi wówczas outsourcing usług logistycznych, dzięki któremu można w znacznym stopniu obniżyć koszty prowadzenia magazynu i zyskać czas na rozwój sprzedaży oraz działalność operacyjną.

Fulfillment pozwala na prowadzenie handlu w internecie, bez konieczności inwestowania we własny magazyn i zatrudniania kadry do pakowania czy wysyłki produktów. Usługi te automatyzują sprzedaż, przyspieszają kompletowanie zamówień, eliminują ryzyko pojawienia się błędów i, co równie ważne – minimalizują koszty prowadzenia sklepu internetowego. Korzystając z usług operatora logistycznego i decydując się namagazyn dla sklepu internetowego, ponosimy jedynie niewielkie koszty magazynowania (przez pierwsze 30 dnimagazynowaniejest bezpłatne) oraz koszt obsługi zamówień, co realnie przekłada się na oszczędności nawet do kilku tysięcy złotych.

Prowadzenie sklepu internetowego generuje koszty, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się niewielkie. Jeśli weźmiemy jednak pod uwagę proces realizacji zamówień i związane z tym działania logistyczne, sprawa zaczyna się komplikować. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem od inwestowania we własny magazyn jest outsourcing, który pozwala obniżyć koszty związane z zarządzaniem logistyką i zwiększyć rentowność w sklepie internetowym.

Przeczytaj również uzupełnić o:

Jak założyć sklep internetowy? Przewodnik krok po kroku

Zakładasz sklep internetowy – jak obsługiwać wysyłki?

Magazynowanie w sklepie internetowym – jak nie popełnić podstawowych błędów

Jaki program magazynowy do sklepu internetowego?

Outsourcing usług logistycznych – zalety i wady tego rozwiązania

Pomysł na biznes w 2022 — 54 propozycje